Ücretsiz e-Fatura Nasıl Kullanılır?
E-Fatura’nın güvenli ve hızlı olmasının yanı sıra faturaların elektronik ortamda güvenle kullanılabilmesi sayesinde bu sistem günümüzde giderek popüler hale gelmiştir. Tahsilat süreçlerini hızlandırmak isteyen firmalar ücretsiz e-Fatura kullanarak hem maliyetten hem zamandan tasarruf eder. Peki, ücretsiz e-Fatura nasıl kesilir?
E-Fatura Nedir?
E-Fatura, fiziki olarak gerçekleşen faturalandırma sürecinin dijital ortama aktarılmış halidir. Resmi işlemlere hız ve verimlilik kazandıran bu sistem, firmaların kağıt masrafından kurutulurken aynı zamanda çevre dostu bir politika takip etmelerine de yardımcı olur. Diğer yandan müşteriler ve firma arasında oluşan güven ise e-Fatura kullanımı ile artar. Çünkü dijital olarak hazırlanan belgeler satış işlemi sonrası anında müşteriye bekletmeden iletilebilir ve elektronik ortamda saklanabilir. Bu sistemi kullanmayan firmalar ise isteğe bağlı olarak ücretsiz e-Fatura entegratör kullanmayı tercih edebilirler.
E-Arşiv Fatura Nedir?
E-Arşiv fatura; faturanın dijital ortamda düzenlenerek alıcıya kağıt veya e-posta ile gönderildikten sonra, faturanın ikinci nüshasının dijital ortamda saklanması sistemidir. Eski faturalara ulaşma aşamasında kağıtlar arasında yaşanabilecek sorun, elektronik ortamda minimuma indiği için e-Arşiv fatura sistemine geçi talebi oldukça fazladır.
E-Arşiv Fatura Kesiminin Zorunlu Olduğu Durumlar Nelerdir?
Vergi Usul Kanunu’nun gereklilikleri uyarınca, mal teslimatı yapılan tarihten itibaren 7 gün içerisinde fatura düzenlenmelidir. Düzenlenmediği takdirde ise ceza sistemi devreye girer. 2020 yılında yayımlanan Genel Tebliğ’e göre; e-Arşiv fatura kullanıcısı olmayanlar da dahil olmak üzere, düzenlenen faturaların vergiler dahil 5000 ve 30000 TL’yi aşması durumunda GIB Portal üzerinden e-Arşiv fatura düzenleme zorunluluğu getirilmiştir.
Firmaya kesilen bir fatura 5000 TL ise E-Arşiv fatura kesilmek zorundadır. Aynı şekilde vergi mükellefi olmayan bir kişiye fatura kesiminde vergiler dahil 30000 TL meblağ oluşuyorsa, yine e-Arşiv fatura kullanmak zorunludur. Belirlenen tutarın altındaki durumlarda, isteğe bağlı olarak kağıt fatura kesimine de devam edilebilir. Bun karşın faturaların düzenlenmesi ücretsiz şekilde GIB e-Belge Portal’ı üzerinden gerçekleşebilir.
Ücretsiz GIB Portal Kullanımı
Ücretsiz e-Fatura programı olarak kullanabileceğiniz GIB Portal’ın kullanımı oldukça kolaydır. GIB resmi sitesinden Portal’a giriş yapmanız işlemleri gerçekleştirmek için ilk adımdır. Güvenlik ve giriş bilgilerini gerekli alanlara girmeniz halinde Portal’ı kullanmaya başlayabilirsiniz.
GIB Portal’a giriş yaptıktan sonra e-Fatura kesmek için modülde e-Arşiv Portal’ı seçmelisiniz. Karşınıza çıkacak ekranda e-Belge işlemlerini seçtiğiniz takdirde faturalandırma süreci başlar. Fatura bilgilerini girerek doldurulması gereken kutucuklar eksiksiz şekilde girilmelidir. Daha sonra sipariş bilgileri işaretlenebilir.
Alıcı bilgileri kısmına müşterinin kimlik numarası girildiğinde, alıcının diğer bilgileri otomatik olarak sisteme gelir. Bu da zamandan ciddi oranda tasarruf etmenizi sağlayan bir ayrıntıdır. Fatura bilgileri ekrana girildikten sonra “Oluştur” seçeneğine basarak fatura taslağı görüntülenir. Faturada değiştirilecek herhangi bir alan yoksa işlemi onaylayarak e-Faturayı oluşturabilirsiniz.
GIB Portal ve Özel Entegratör Arasındaki Farklar
Çoklu kullanıcı ile sisteme giriş Özel Entegratör’lerde mümkündür fakat GIB Portal’da çoklu kullanıcı girişi yapılamaz.
GIB Portal’a arşivleme yapmak kullanıcının sorumluluğundadır. Ancak Özel Entegratör otomatik olarak arşivleme yapar.
Mevzuat değişiklikleri ve sorun giderme gibi durumlar Özel Entegratör’de sisteme bağlıdır.
Özel Entegratör’de aktivasyon süreci bulunur.
10 yıl fatura saklama özelliği sadece Özel Entegratör’de mevcuttur.
