e-Faturaya Geçiş Rehberi
E-fatura sistemini zorunlu ya da gönüllü olarak kullanmak isteyenler, öncelikle gerekli başvuru adımlarını tamamlamalıdır. E-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Defter gibi hizmetler çoğunlukla benzer başvuru ve kurulum sürecinden geçerek kullanılabilir. E-Fatura kurulumu için KAMUSM veya Gelir İdaresi Başkanlığı’nın web sitesi üzerindeki talimatlar takip edilmelidir. Peki, e-Fatura nasıl kesilir, nasıl sisteme geçiş yapılır ve avantajları nelerdir diye merak ediyorsanız, okumaya devam edin.
Genellikle 3 farklı şekilde e-Fatura kesme yöntemi kullanılır. İlk yöntem Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden ücretsiz olarak e-Fatura hazırlanması yöntemidir. Bu portal üzerinde hazırlanan faturalar 6 ay boyunca fatura saklanabilir. Diğer yandan da GİB özel entegratör sistemlerini kullanarak da e-Fatura kesilebilir.
E-Fatura Nedir?
E-Fatura, elektronik ortamda hazırlanan fatura anlamına gelir. Kağıt baskı olmadan alıcısına iletilen bu yöntemi, kullanmak isteyen herkes talep edebilir. Ancak kullanması zorunlu olan firmalar ise yıllık brüt satışı en az 5 milyon TL olan işletmelerdir. E-Faturadaki kağıt baskı yasal olarak bir anlam ifade etmediğinden, Gelir İdare Başkanlığı ve özel entegrasyon sistemlerinin kullanılması gerekir.
İlgili sisteme kayıt olduktan sonra, iletilen tüm faturalar mali mühür içerir. Mali mührün geçerlilik süresi 3 yıldır ve ardından tekrar yenileme işlemi yapılmalıdır. E-Faturaya geçen şirketlerin e-Defter kullanması zorunlu tutulmuştur.
E-Arşiv Fatura Nedir?
E-Arşiv fatura; kesilen fatura aslının alıcıya e-posta veya kağıt olarak iletilmesinin yanında, ikinci nüshanın gönderici tarafından elektronik ortamda saklanmasıdır. E-Faturada kağıt baskı alınamaz fakat e-Arşiv faturada dilediğiniz zaman çıktı alabilirsiniz. Arşive alınan faturalar elektronik imza ya da mali mühür ile saklanır. E-Arşiv faturalar her ay Gelir İdaresi Başkanlığı’na raporlanmak zorundadır. Bu nedenle bir sonraki ayın birinci ve on beşinci günleri arasında elektronik ortamda saklanan faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilir. Bunun yanı sıra e-Arşiv fatura kullananlar irsaliye düzenleyemez. İnternet üzerinden satış yapanlar dışında kullanımını gönüllük esaslıdır.
E-Faturaya Nasıl Başvurulur?
E-Fatura başvurusu yapılmak isteniyorsa, ilk önce “Mali Mühür Sertifikası” için başvuru yapmalıdır. Kamu Sertifikasyon Merkezi (KSM) TÜBİTAK’a bağlı bir kurumdur ve mali mühür başvurusu buradan online olarak yapılır. Başvuru süreci tamamlanıp, ödeme yapıldıktan sonraki 1 hafta içerisinde sertifika alıcısına ulaşır. İkinci adımda ise Gelir İdaresi Başkanlığı’nda e-Fatura başvurusu için form doldurulmalıdır.
E-Faturaya Nasıl Geçilir?
E-Faturayı mali avantajlarından dolayı ya da zorunlu olarak kullanmanız gerekiyorsa geçiş yapmak oldukça kolaydır. GİB Portal, Gelir İdaresi Başkanlığı ve özel entegratör üzerinden geçiş yapılabilir. Başvuru süreçlerini tamamlayanlar direkt olarak GİB web sitesinden işlemlere başlayabilir.
Şahıs firmalarında elektronik imza kullananlar e-imza ile e-fatura başvuru sürecini yönetebilir. Zorunlu olarak geçiş yapacak işletmeler ise direkt olarak mali mühür ve e-Fatura sistemine geçiş yapmalıdır. İsteğe bağlı e-Fatura kullanıcısı olacak firmalarsa, yılın istedikleri herhangi bir zamanında e-faturaya geçiş talep edebilirler.
E-Fatura Kullanımının Avantajları
- Kağıt tüketimi olmadığı için çevre dostudur ve marka imajı olarak da hoş bir izlenim bırakır.
- Maliyet en aza indirilir. Çünkü kağıt, mürekkep, zarf veya postalama gibi giderler ortadan kalkar.
- Faturalarda yaşanabilecek kayıp ve karışıklık en aza iner.
- Tahsilatlar, normal fatura sürecine göre daha hızlı gerçekleşir.
- Eski faturalara ulaşmak e-Fatura sisteminde çok daha kolaydır.
- Elektronik ortamda faturalar saklanabilir. Yer kaybı ve iş yükü ortadan kalkar.
- Muhasebe uygulamaları kullanılıyorsa, e-Fatura ile ortak bir çalışma yürütülebilir. Böylece aynı zamanda muhasebe departmanı rahatlatılmış ve verimliliği artırılmış olur.
- İnternet bağlantı olan her yerde fatura kesilebilir.
E-Fatura Kurulumu Online Olarak Nasıl Yapılır?
E-Fatura kullanmak için ön başvuru ve mali mühür alanlar, e-Fatura kurulumunu online şekilde kısa sürede yapabilir. Bunun için Gelir İdaresi Başkanlığı sitesine online olarak giriş yapmanız gerekir. Buradan yapılan başvuruların ardından özel entegratör sözleşmesi yapılır. Sözleşmedeki bilgilerle birlikte şirket hesabı açılır ve çoğu portalda olduğu gibi kullanıcı adıyla şifre girmeniz istenir. Daha sonra e-Fatura ve e-Arşiv için gerekli tasarımlar uygulanır. Sistemdeki aktivasyon işlemleri gerçekleştikten sonra online olarak e-Fatura kullanmaya başlayabilirsiniz.
